Когато имате бизнес, който има десетки или стотици продукти, проследяването на наличностите, какви материали трябва да бъдат поръчани или колко са в процес на доставка, може да се превърне в хаос. За щастие на предприемачите, има начин да намерите цялата тази информация и повече на едно място, а именно чрез управление на инвентара. Системите и процесите за управление на инвентара ще Ви помогнат да организирате не само продуктите, но и целия бизнес, спестявайки време, осигурявайки навременно изпълнение на поръчките и предоставяйки на клиентите незабравимо преживяване.
Ние знаем, че добрата организация на инвентара и навременната доставка са основни елементи, които ще гарантират успеха на Вашия бизнес. С услугата на Sameday предлагаме не само класическата доставка от врата до врата, но и възможността клиентите да вземат своя пакет от най-близкото шкафче easybox или партньорски офис Sameday Point. Така те получават продуктите си бързо, а предприемачите се възползват от по-ефективно управление на запасите.
Добро управление на инвентара изисква пълно разбиране на всеки детайл, правилна стратегия и подходящ софтуер. С тази статия ще разберете не само как да организирате бизнеса си по-добре, но и как да постигнете резултатите, които заслужавате!
Какво е управление на запасите?
На пръв поглед може да си помислите, че управлението на запасите е основен елемент от рутината на всеки предприемач: да знаете колко продукта имате в момента, кога да поръчате повече и как да поддържате този баланс постоянно. В действителност обаче управлението на инвентара е много по-сложен набор от системи, процеси и техники, които трябва да бъдат приложени и обмислени, за да поддържате бизнеса си в ред и да избегнете излишни или недостатъчни доставки на материали и продукти.
От гледна точка на бизнеса, управлението на запасите включва осигуряването на точните продукти в необходимите количества и в точното време. И тъй като разходите са ключови за всяко предприятие, ефективното управление на запасите изисква тези операции да бъдат икономични, като същевременно продуктите да се предлагат на справедлива цена.
С други думи, ако трябва да дефинираме управлението на запасите възможно най-просто, бихме казали, че това е съвкупността от процесите на подреждане, съхранение и наблюдение на ресурсите на компанията. Те включват не само готовите продукти, които клиентът получава, но и суровините, компонентите или частите, необходими за производството на всеки продукт, както и съхранението и обработката на тези елементи.
Ролята на управлението на инвентара за успеха на Вашия бизнес
Управлението на инвентара е от съществено значение за безпроблемното функциониране на бизнеса, тъй като помага на предприемачите да избегнат рискове като недостиг на запаси, излишни суровини и продукти или неправилно записване на данни. Лошото управление на запасите може да доведе до загуба на клиенти, ако поръчките не могат да бъдат изпълнени навреме, или до сериозни финансови загуби, особено ако са инвестирани средства в закупуването на суровини и компоненти, а търсенето на пазара не е достатъчно, за да се реализират продажбите им.
Просто казано, управлението на инвентара има за цел да оптимизира логистичните услуги, като се стреми към постигане на цели за ефективност, като:
Какви са ползите от правилното управление на инвентара за бизнеса?
Доброто управление на инвентара не е просто бизнес практика, а основен елемент, който ще определи рентабилността и устойчивостта на бизнеса ви в дългосрочен план, особено ако оперирате в електронната търговия. Ако все още не сте убедени в нуждата да инвестирате време и ресурси в изграждането на ефективен процес за управление на инвентара, ето основните предимства, които ще постигнете чрез внедряването на усъвършенствана система.
Знаейки колко наличност има по всяко място, особено ако притежавате множество магазини, ще Ви помогне да разпределите правилно инвентара си и, следователно, финансовите си ресурси. По този начин ще можете да изпълнявате поръчки навреме и да избягвате критични ситуации, при които или сте останали с твърде много непродадени продукти, които вече не могат да се използват, защото са твърде стари, или нямате достатъчно суровини или артикули и клиентите ще се откажат от поръчките си.
Контролът и планирането на запасите позволява на предприятията, особено на малките, да управляват по-добре своите ресурси и паричен поток. Малките фирми често не разполагат с възможност да закупят големи количества стоки поради ограничените средства. Като предприемач, ако имате ясна представа за нуждите си през следващия период, ще знаете точно какво количество ще ви е необходимо и какви средства са необходими, за да го осигурите. Така можете да насочите останалите ресурси в други важни области на бизнеса, като маркетинг, обслужване на клиенти или човешки ресурси.
Когато имате пълен поглед върху запасите си и продуктите, които се продават, ще бъде неизбежно увеличаването на печалбите си. Основният механизъм за постигане на по-висока рентабилност е, че ще поддържате само стоки, които наистина се продават, и ще елиминирате ненужните разходи за суровини и материали, които в крайна сметка стават остарели и не се използват.
Усъвършенстваните техники за управление на инвентара Ви позволяват да елиминирате редица трудоемки дейности, като преброяването или транспортиране му от един магазин в друг, ако имате повече от един обект.
Планирането и управлението на инвентара не само ще ви помогнат да следите продуктите си, но и ще намалят риска от измами или незаконни практики, като например служители, които използват стоки за лични цели. Така ще имате реално време информация за всяка стока, включително тези, които са повредени или не могат да бъдат продадени по различни причини.
Какви са компонентите на управлението на инвентара?
Преди да създадете добре обмислен план за управление на запасите си, е важно да знаете, че има различни видове стоки и материали, които се включват в общия процес. Всеки от тези елементи играе съществена роля в операциите на бизнеса и без тях няма как да постигнете ефективност в дейността.
Ето основните компоненти, които трябва да имате предвид при управлението на инвентара си:
Суровините са онези основни материали, от които се произвеждат стоки, готови продукти и междинни материали. В зависимост от спецификата на бизнеса могат да се намерят различни видове суровини – от масло, химикали и бои до текстил.
Подобно на суровините, компонентите са материалите, използвани за създаване и завършване на продукти.За разлика от суровините, които могат да променят своята форма и консистенция, компонентите запазват оригиналната си форма. Например, пиронът, използван за създаването на стол, е компонент, който остава непроменен.
Инвентаризацията на „текущото производство“ се отнася до артикули, които се използват в процеса на създаване на крайния продукт. Това включва суровини, компоненти, труд, опаковъчни материали и разходи за опаковане.
Дори и да имате пълна инвентаризация на суровини и компоненти, е важно да следите как се използват те в процеса на производство. Така ще можете да осигурите необходимите запаси за бъдещи продукти и да имате ясна представа за местоположението и разпределението на ресурсите си.
Тази категория включва всички крайни продукти, независимо дали са произведени от Вашата компания или са закупени за препродажба. Например, ако имате дропшипинг бизнес, въпреки че не произвеждате артикулите, които продавате, те се наричат готови стоки. В този случай можете да премахнете суровини или компоненти от Вашия списък за управление на инвентара, защото продавате готови продукти.
Продуктите, които се използват за поддръжка и ремонт на оборудване, складови пространства или други категории, също трябва да бъдат следени и включени в инвентара. Например, това може да включва почистващи препарати и уреди, резервни части или други машини. Въпреки че на пръв поглед може да изглеждат незначителни, тези продукти също са важни и могат да създадат проблеми, ако се загуби информация за количествата на наличните запаси.
Има три вида опаковъчни материали, които варират в зависимост от вида на продуктите, които произвеждате и изпращате. Ако работите с хранителни продукти, е препоръчително да включвате и трите вида в инвентара си. Те са:
Този тип запаси се купуват и съхраняват с цел обслужване в случай на непредвидени събития, като например много голямо търсене за много кратко време, бедствия, които имат отражение върху продуктите, или други непредвидени ситуации, които могат да възникнат в бизнес, който предлага физически продукти.
Когато една компания предлага услуги, а не продукти, е необходимо да се изчисли колко услуги може да предложи за даден период от време. Например къща за гости с 10 стаи разполага с инвентар от услуги от 70 престоя на вечер за една седмица.
Транзитните запаси са материални ресурси, които са в процес на доставка до производители, складове или дистрибуторски центрове. Важно е да водите отделни записи за всяка от тези ситуации, тъй като времето за транспортиране може да варира в зависимост от обстоятелствата, дори ако някои запаси тръгват в същия ден.
Тази концепция се отнася до минималното количество инвентар, необходимо на една компания, за да завърши продукт или услуга без забавяния, независимо дали става въпрос за суровини, компоненти или опаковка. Теоретичният инвентар се използва често в производството или хранително-вкусовата промишленост. С тази концепция можете да проверите дали теоретичните запаси съвпадат с реалността и да коригирате инвентара си, за да постигнете установените цели.
Как се осъществява управлението на запасите?
Без точна и актуална информация за инвентара може да Ви бъде трудно като предприемач да вземете най-добрите решения за Вашия бизнес. Следователно, в зависимост от размера на бизнеса си, но също и от операциите, които искате да започнете в определен период от време, можете да управлявате инвентара си, като използвате метода на постоянната или периодичната инвентаризация.
Какво представлява методът на периодична инвентаризация?
Методът на периодична инвентаризация често се използва от малки фирми, които имат лесен за управление инвентар и могат да си позволят физическо преброяване на продукти без компютъризирана система. Обикновено периодичната инвентаризация се извършва на предварително определени интервали – седмично, месечно, тримесечно или годишно – от един или повече служители, които броят продуктите един по един.
Въпреки че е по-разпространен и лесен за прилагане метод, той идва с множество рискове и недостатъци. Без инвентаризация в реално време се увеличават шансовете за кражба, измама или различни грешки, които по-късно могат да създадат верижна реакция от финансови загуби, загуба на клиенти или дори фалит.
Без значение дали управлявате малък, среден или голям бизнес, препоръчително е да изберете компютъризирана система за управление на запасите. Ако обаче предпочитате класическия модел на физическа инвентаризация, важно е да приложите ефективна стратегия, която ще ви позволи винаги да поддържате инвентара под контрол.
Техники за управление на запасите
Независимо от избрания метод за инвентаризация, има няколко добре известни техники за управление на запасите, за да ги държите под контрол, като например:
Най-използваният софтуер за управление на инвентара
Процесът на управление на инвентара може да се превърне в истински хаос, особено ако Вашият магазин, независимо дали е физически или онлайн, разполага с голямо разнообразие от продукти. За да избегнете загуба на бройката и централизиране на всичко на едно място, най-добрият вариант е да изберете софтуер за управление на инвентара.
Освен че осигурява добра организация, софтуерът за управление предлага и редица други предимства за Вашия бизнес, като например:
В зависимост от типа на бизнеса, неговия размер и специфичните нужди, има няколко софтуерни програми, създадени специално за управление на инвентара, които ще улеснят процесите и ще повишат рентабилността на бизнеса Ви. Ето петте най-използвани софтуерни решения, както на национално, така и на международно ниво:
Zoho Inventory Management или Zoho Inventory е един от най-широко използваните софтуери за управление на инвентара, който помага на предприемачите да разширят своите бизнес операции и да подобрят своите вътрешни процеси.
В допълнение към предоставянето на данни за запасите дори когато сте офлайн, Zoho може да се интегрира с различни платформи за електронна търговия или пазари, като Amazon, eBay и Shopify. От едно приложение можете да проследявате всеки артикул, да управлявате доставките и целия процес на доставка, като същевременно имате достъп до инструменти за счетоводство и управление на активи. В допълнение към удобния си интерфейс, Zoho Ви позволява да управлявате стоки в множество магазини, всички от един и същи акаунт.
Shipbob определено е един от най-добрите софтуери за управление на запаси за фирми от всякакъв размер, предлагащ широко разнообразие от функции за контрол и управление на стоки.
Управление на инвентара в реално време, автоматизация на транзакциите и автоматично поръчване на суровини или продукти за избягване на изчерпване са само някои от основните му характеристики. Освен всичко останало, Zoho предлага и полезни отчети, които могат да помогнат на бизнеса ви, всичко това в лесен и удобен за използване интерфейс.
За разлика от друг софтуер за управление на инвентара, Katana е проектиран повече за малки и средни предприятия, като е достъпен единствено онлайн. Сред основните характеристики на този софтуер са интелигентното управление на суровини и стоки, което се постига чрез сложна система за компресиране на данни за продукти, поръчки, продажби, състояние на склада и др.
Въпреки че е цялостна и комплексна система, тя е много лесна за използване и интегриране с други приложения, включително платформи за електронна търговия като Shopify или WooCommerce. И ако никога преди не сте използвали софтуер за управление на инвентара, Katana идва със серия от много полезни уроци и ръководства, които ще Ви помогнат веднага да разберете как да го използвате.
Ако търсите софтуер, който да автоматизира Вашия бизнес и да се освободите от повтарящите се задачи, тогава QuickBooks Commerce е решението, което търсите. Той се интегрира лесно както с платформи за електронна търговия, така и с други бизнес софтуери и приложения, което позволява на предприемачите да създадат добре свързана екосистема.
Това е идеален софтуер за малки и средни фирми, които наблюдават продажбите по множество канали. Ако имате няколко онлайн магазина на различни платформи, можете да ги управлявате от едно и също приложение, без да се налага да създавате акаунт за всеки един. Имате всичко на едно място, което значително улеснява бизнес процесите.
Независимо дали управлявате малък бизнес или мултинационална компания, Square Ви предоставя всички инструменти, от които се нуждаете, за да организирате и управлявате инвентара си. От фактуриране до проследяване на доставки, инвентар и поръчки през множество канали, този софтуер е предназначен да улесни живота на предприемачите и да подпомогне растежа на бизнеса Ви.
Square също така включва решения за управление на поръчки, функции за закупуване и попълване, както и разширени опции за отчитане и анализ. По принцип с този софтуер имате всичко необходимо, за да поемете контрола върху инвентара си и да се съсредоточите върху нови тактики и стратегии за мащабиране на бизнеса си.
Как избирате да управлявате инвентара за вашия бизнес?
След като разбрахте какво означава ефективното управление на инвентара, основните методи за организация и софтуерните инструменти, които могат да улеснят работата ви, всичко, което остава, е да изведете бизнеса си на ново ниво.
Добре подреденото управление на инвентара не само че ще Ви помогне да държите бизнеса под контрол, но също така е мощен инструмент за задоволяване на клиентите и увеличаване на печалбите. Наличието на необходимите продукти на склад е важно, но навременната им доставка е този ключов детайл, който прави разликата в дългосрочен план. Започнете да използвате услугите на Sameday още сега и създайте идеалната комбинация за вашия бизнес – качествени продукти, доставени бързо. Открийте easybox и Sameday Point и започнете да доставяте по-удобно и по-бързо още днес!
Ръководства
Ръководства
Ръководства
Новини